Meeting/Rapat bisa menjadi salah satu agenda rutin yang selalu diadakan setiap peiode tertentu. Namun, sayangnya tidak semua meeting berjalan dengan efektif dan terkadang malah membuang waktu yang sia-sia. Oleh karena itu, untuk memastikan bahwa anda mengadakan meeting yang efektif yuk perhatikan hal berikut ini.
 
Persiapan Meeting
Pemimpin meeting memegang peranan penting agar meeting berjalan dengan lancar dan menghasilkan keputusan yang baik. Seorang pemimpin meeting harus mempersiapkan dan menguasai topik yang akan dibahas agar meeting dapat berjalan secara terstruktur dan lancar.
 
Peserta Meeting
Pastikan anda mengundang peserta meeting yang berkepentingan dengan topik yang akan dibahas pada saat meeting. Jangan sampai ada peserta yang terlewat/lupa diundang.
 
Membuat Undangan
Anda bisa membuat undangan untuk mengundang peserta yang akan hadir dalam meeting tetapi jangan membuat undangan terlalu mendadak. Di dalam undangan anda juga harus mencantumkan topik yang akan dibahas, dan data apa saja yang harus dibawa oleh peserta yang akan menghadiri meeting.
 
Mulai Tepat Waktu
Untuk memastikan meeting berjalan efektif, pastikan terlebih dahulu bahwa anda memulainya tepat waktu. Usahakan untuk menghimbau setiap peserta agar hadir tepat pada waktunya dan sudah berada di ruangan beberapa menit sebelum waktunya.
 
Tempat dan Akomodasi
Menentukan tempat/ruangan yang tepat untuk melangsungkan meeting juga menjadi salah satu cara agar meeting dapat berjalan dengan efektif. Selain memilih tempat yang tepat anda juga harus memperhatikan akomodasi dan fasilitas yang disediakan seperti, tempat duduk, proyektor, papan tulis, coffee break, dan sebagainya.
 
Etika Meeting
Cara yang terakhir adalah anda harus memperhatikan etika dalam meeting yaitu jangan memotong pembicaraan orang lain. Apabila anda terpaksa melakukannya, lakukanlah dengan sopan. Selain itu, anda juga harus membuat suasana meeting menjadi interaktif/tidak satu arah saja. Salah satu cara membuat meeting menjadi lebih intraktif adalah dengan memberikan kesempatan kepada seluruh peserta agar bisa memberikan masukan/menyampaikan pendapatnya.
 
Itulah beberapa cara yang bisa anda lakukan agar meeting anda bisa berjalan dengan efektif. Untuk memilih tempat dan akomodasi meeting yang tepat, anda bisa menggunakan aplikasi izymeeting untuk melakukan booking meeting room. Izymeeting adalah aplikasi booking meeting room online pertama di Indonesia. Melalui aplikasi izymeeting anda bisa mengetahui informasi seputar meeting room yang akan anda gunakan dan pastinya akan sangat memudahkan anda. Download aplikasi izystay/izymeeting sekarang juga agar kegiatan meeting anda dapat berjalan dengan efektif.